Alle Betriebe, somit auch Ärzte, müssen seit 2016 ab einem Jahresumsatz von € 15.000 je Betrieb und, wenn die Barumsätze dieses Betriebes € 7.500 im Jahr überschreiten, eine Registrierkasse verwenden und an die Patienten Belege erteilen. Bei Ärzten ergeben sich aus dieser Pflicht Besonderheiten.
Zum Barumsatz zählen Barzahlungen, Kredit- oder Bankomatzahlungen sowie andere vergleichbare Zahlungsarten. Überweist der Patient das Honorar per Erlagschein, dann zählt dieser Umsatz nicht zum Barumsatz. Dies gilt auch für Überweisungen seitens des jeweiligen Sozialversicherungsträgers. Diese Umsätze werden bei der Berechnung der Barumsatz-Grenze dementsprechend nicht miteinbezogen. Besteht eine Hausapotheke, dann stellen die Rezeptgebühren durchlaufende Posten dar und gehören ebenfalls nicht zum Barumsatz.
Mehrere Ordinationssitze, Leistungen außerhalb der Ordination
Gibt es mehrere Ordinationssitze, liegt aus steuerrechtlicher Sicht ein Betrieb vor. Werden in einer der Ordinationen die Umsatzgrenzen überschritten, gilt die Registrierkassenpflicht automatisch auch für die weiteren Ordinationsstandorte.
Ärzte, die Leistungen außerhalb der Ordination erbringen, müssen keine Registrierkasse mit sich führen, sondern können vor Ort einen händischen Beleg ausstellen, der dem Patienten auszuhändigen ist. Nach Rückkehr in die Ordination sind die Belegdurchschriften sodann zeitnah nachträglich in der Registrierkasse zu erfassen.
Belegerteilungsverpflichtung
Jedem Patienten ist ein Beleg zu übergeben. Vom Beleg ist eine Durchschrift anzufertigen und 7 Jahre aufzubewahren. Die Belegerteilungsverpflichtung gilt für jeden Unternehmer ab dem ersten Barumsatz (unabhängig davon, ob Registrierkassenpflicht besteht oder nicht). Zur Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht darf der Registrierkassenbeleg keine persönlichen Daten des Patienten aufweisen. Der Beleg hat folgende Daten zu beinhalten:
- Bezeichnung des leistenden Arztes
- fortlaufende Rechnungsnummer
- Tag der Belegausstellung
- Art der Leistung (z. B. „Ordination“, „Impfgebühr“, „Produktname“, oder Verweis auf Honorarnote)
- Kassenidentifikationsnummer
- Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
- maschinenlesbarer Code (OCR-, Bar- oder QR-Code)
Ob eine Registrierkasse geführt wird oder den gesetzlichen Anforderungen entspricht, wird von der Abgabenbehörde kontrolliert. Verstöße sind als Finanzordnungswidrigkeit strafbar und können mit einer Strafe bis zu € 5.000 geahndet werden.
Achtung: Muss aktuell noch keine Registrierkasse verwendet werden, so sind vom Arzt die Einnahmen zu überwachen, da vier Monate nach Überschreiten der maßgeblichen Grenzen (€ 15.000 Euro + € 7.500 Barumsatz) auch unterjährig eine Registrierkasse einzusetzen ist.