Zunächst ein kurzer Überblick über die mit diesem Thema in Zusammenhang stehenden Begriffe: Unter den Begriff der Bewirtungskosten fällt steuerlich der Aufwand für Geschäftsessen innerhalb und außerhalb des Betriebs sowie für übernommene Kosten der Unterbringung des Gastes in einem Hotel oder einer Unterkunft (= Beherbergung inklusive Verpflegung und Zusatzangeboten wie Sauna, Solarium etc.).
Repräsentationsaufwendungen
Repräsentationsaufwendungen dagegen umfassen alle Aufwendungen, die durch den Beruf des Steuerpflichtigen bedingt sind oder. im Zusammenhang mit der Erzielung von steuerpflichtigen Einkünften anfallen, aber auch das gesellschaftliche Ansehen des Steuerpflichtigen fördern, und zwar selbst dann, wenn der Aufwand ausschließlich im betrieblichen Interesse liegt. Als Geschäftsfreunde sind jene Personen, mit denen eine geschäftliche Verbindung besteht oder angestrebt wird, zu verstehen. Als Geschäftsfreunde gelten auch Arbeitnehmer eines Geschäftsfreundes, nicht jedoch Arbeitnehmer des Steuerpflichtigen selbst.
Zur Gänze abzugsfähige Bewirtungskosten
Gänzlich abzugsfähige Bewirtungskosten sind Aufwendungen, die unmittelbar Bestandteil der Leistung sind oder in unmittelbarem Zusammenhang mit der Leistung stehen, z.B. Verpflegungskosten anlässlich einer Schulung, wenn die Verpflegungskosten im Schulungspreis enthalten sind.
Weiters sind Bewirtungsspesen zur Gänze abzugsfähig, wenn die Bewirtung Entgeltcharakter hat (z.B. Journalist bewirtet einen Informanten als Gegenleistung für den Erhalt der Informationen), oder wenn diese keine Repräsentationskomponente aufweist (z.B. Produkt- und Warenverkostungen mit Werbewirkung).
Zur Hälfte abzugsfähig Bewirtungskosten
Zur Hälfte abzugsfähig sind werbewirksame Bewirtungsaufwendungen, bei denen die Repräsentationskomponente untergeordnet ist. Die repräsentative Mitveranlassung darf nur ein geringes Ausmaß erreichen. Die Abzugsfähigkeit der Hälfte der Aufwendungen wird vom Gesetzgeber jedoch nur gewährt, wenn Aufwendungen und Ausgaben anlässlich der Bewirtung von Geschäftsfreunden getätigt wurden, die Bewirtung der Werbung diente und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwog.
Für die Geltendmachung der Bewirtungskosten hat der Steuerpflichtige nachzuweisen, welches konkrete Rechtsgeschäft im Rahmen der Bewirtung zu welchem Zeitpunkt tatsächlich abgeschlossen wurde bzw. welches konkrete Rechtsgeschäft im Einzelfall ernsthaft angestrebt wurde. Für diesen Zweck ist eine Dokumentation mit Vermerk z.B. auf der Rechnung unumgänglich.
Nicht abzugsfähige Bewirtungskosten
Aufwendungen, die im weitesten Sinn bloß der Kontaktpflege oder der Herstellung einer gewissen positiven Einstellung zum Werbenden dienen, sind nicht abzugsfähig. Das gilt auch für Bewirtungsaufwendungen, die hauptsächlich der Repräsentation dienen oder Repräsentationsmerkmale in nicht untergeordnetem Ausmaß aufweisen, wie etwa die Bewirtung im Haushalt des Steuerpflichtigen oder eine Bewirtung beim nicht absetzbaren Besuch von Vergnügungsetablissements, Casinos, etc. sowie dem nicht absetzbaren Besuch von gesellschaftlichen Veranstaltungen (z.B. Bälle, Essen nach Konzert, Theater, etc.), Arbeitsessen nach Geschäftsabschluss, Bewirtung aus persönlichem Anlass des Steuerpflichtigen (etwa Geburtstag, Dienstjubiläum, etc.).
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