Mit der Steuerreform wird ab 1.1.2016 für sämtliche Berufsgruppen ein Freibetrag bzw. eine Freigrenze für Mitarbeiterrabatte eingeführt. Voraussetzung dafür ist, dass der Arbeitgeber den Mitarbeiterrabatt allen Arbeitnehmern oder zumindest bestimmten Gruppen von Arbeitnehmern gewährt.
Rabatte im Ausmaß von maximal 20% bleiben steuerfrei. Wenn diese Freigrenze überschritten wird, bleiben Rabatte insoweit steuerfrei, als sie den Freibetrag von € 1.000 pro Kalenderjahr und pro Arbeitnehmer nicht übersteigen. Der zusätzliche Freibetrag soll verhindern, dass Bagatellfälle besteuert werden.
Das Über- und Unterschreiten der Freigrenze bzw. des Freibetrages muss der Arbeitgeber überprüfen und dokumentieren. Sämtliche einem Mitarbeiter gewährten Rabatte, die 20% übersteigen, sind im Kalenderjahr aufzuzeichnen.
Mitarbeiterrabatt vom Endpreis berechnen
Der Mitarbeiterrabatt ist von jenem Endpreis zu berechnen, zu dem der Arbeitgeber die Ware oder Dienstleistung fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet. Der Endpreis ist daher jener Preis, von dem übliche Kundenrabatte bereits in Abzug gebracht wurden.
Beispiel 1
Ein Arbeitgeber verkauft seine Ware an Letztverbraucher im allgemeinen Geschäftsverkehr zum üblichen Preis nach Abzug von üblichen Rabatten um € 100 (= Letztverbraucher-Endpreis).
a) Die Mitarbeiter erhalten die Ware um € 90. Da der Mitarbeiterrabatt unter der 20%-Grenze liegt, ist der Rabatt steuerfrei.
b) Die Mitarbeiter erhalten die Ware um € 70. Die 20 %-Grenze ist überschritten. Es liegt ein geldwerter Vorteil vor, welcher zu versteuern wäre. Wird allerdings der Freibetrag von € 1.000 nicht überschritten, unterliegt der Vorteil weder der Lohnsteuer noch der Sozialversicherung. Erst wenn die Freibetragsgrenze von € 1.000 pro Kalenderjahr überschritten wird, löst dies die Steuerpflicht aus.
Beispiel 2
Ein Arbeitgeber verkauft seine Ware an Letztverbraucher zu einem Preis von € 10.000 nach Abzug von Rabatten. Seinen Arbeitnehmern überlässt er die Ware um € 7.500. Der Rabatt beträgt mehr als 20 %, somit liegt ein steuerpflichtiger Sachbezug von € 2.500 vor. Da auch der jährliche Freibetrag von € 1.000 pro Arbeitnehmer überschritten wird, ist die Differenz von € 1.500 als laufender Bezug des Arbeitnehmers zu versteuern. Für künftige Rabattgewährungen in diesem Kalenderjahr ist zu beachten, dass der Freibetrag von € 1.000 für das betroffene Kalenderjahr bereits ausgeschöpft ist.
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