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Arbeitgeber haben zur Überwachung der geleisteten Arbeitsstunden ihrer Arbeitnehmer (auch geringfügig Beschäftigter) in ihrer Betriebsstätte Aufzeichnungen über deren Arbeitszeiten zu führen. Auch im Fall von fix vorgegebenen Arbeitszeiten oder exakten Dienstplänen gibt es davon keine Ausnahmen.
Die Pflicht zur Führung der Arbeitszeitaufzeichnungen trifft den Arbeitgeber, welcher somit auch die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung trägt. Es müssen insbesondere folgende Aufzeichnungen nachvollziehbar dokumentiert werden:
- der Arbeitsbeginn und das Arbeitsende (Lage der Arbeitszeit),
- die Dauer der Arbeitszeit,
- die Ruhepausen sowie
- Beginn und Dauer eines Durchrechnungszeitraums.
Ausnahmen von der Aufzeichnungspflicht
Arbeitnehmer, welche ihre Arbeitszeit überwiegend außerhalb der Arbeitsstätte verbringen und daher Lage sowie Ort der Arbeit weitgehend selbst bestimmen können, müssen lediglich die Dauer ihrer Tagesarbeitszeit aufzeichnen. Von der Aufzeichnungspflicht ausgenommen sind auch Arbeitnehmer, welche nicht unter das Arbeitszeitgesetz bzw. das Arbeitsruhegesetz fallen, wie etwa leitende Angestellte.
Für Arbeitnehmer, die während der Wochenend-, Wochen-, Ersatz- oder Feiertagsruhe beschäftigt sind, müssen vom Arbeitgeber darüber hinaus folgende Aufzeichnungen geführt werden:
- Ort, Dauer und Art der Beschäftigung,
- Entlohnung der beschäftigten Arbeitnehmer sowie
- die gewährte Ersatzruhe.
Sämtliche Aufzeichnungen müssen dabei in jener Betriebsstätte geführt werden, in der der Arbeitnehmer beschäftigt wird (z.B. pro Filiale). Sie können sowohl handschriftlich oder auch elektronisch erfolgen.
Fehlende oder mangelhafte Arbeitsaufzeichnungen
Wird vereinbart, dass die Arbeitszeitaufzeichnungen etwa bei Gleitzeit vom Arbeitnehmer zu führen sind, ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anzuleiten und die Aufzeichnungen zu kontrollieren. Selbst wenn der Arbeitnehmer die Aufzeichnungen fehlerhaft führt, verliert er nicht sein Recht auf Abgeltung der Überstunden.
Im Falle fehlender oder mangelhafter Arbeitsaufzeichnungen sind Verwaltungsstrafen und Schätzung des Gerichts bezüglich der geleisteten Arbeitsstunden zu erwarten.
Allfällige Verfallsfristen werden gehemmt, es gilt die Verjährungsfrist von drei Jahren.
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