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Das Fahrtenbuch ist ein häufiger Diskussionspunkt bei Betriebsprüfungen und der gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben. Kilometergelder können nämlich zu signifikanten Steuerersparnissen führen.
Das Fahrtenbuch umfasst Aufzeichnungen darüber, welche Strecken mit einem Fahrzeug beruflich und welche Strecken privat zurückgelegt werden. Bei mangelhaften Aufzeichnungen kann dies dazu führen, dass das Fahrtenbuch als Betriebsausgaben- bzw. Werbungskostennachweis nicht anerkannt wird, womit der Verlust der Steuerbegünstigung einhergeht.
Genaue Nachweisführung wichtig
Wichtig ist somit die genaue Nachweisführung, welche einwandfrei, vollständig und zeitnah erfolgen sollte. Ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch hat zumindest folgende Bestandteile zu enthalten:
- Datum und Dauer der Reise
- Kilometerstand
- Ausgangs- und Zielpunkt
- Anzahl der jeweils zurückgelegten Kilometer
- Zweck der einzelnen Fahrt (nur für berufliche Fahrten)
- Angabe, ob berufliche oder private Fahrt
Aufzeichnungen durch Computerprogramm
Es trifft jedoch nicht zu, dass der Nachweis der mit einem PKW gefahrenen Strecken ausschließlich durch ein Fahrtenbuch geführt werden kann. Auch andere Belege und Unterlagen (wie zum Beispiel Reisekostenabrechnungen für den Arbeitgeber, Kursprogramme mit Kursbesuchsbestätigungen für Aus- und Fortbildungen) sind als Nachweis geeignet.
Aufzeichnungen, die mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugt wurden, werden von der Finanzbehörde nur dann anerkannt, wenn keine nachträglichen Veränderungen gemacht werden können. Diese Voraussetzung ist jedoch bei manchen Programmen (wie zum Beispiel Excel) nicht gegeben. Laut einer Entscheidung des Unabhängigen Finanzsenats müssen in diesen Fällen daher noch weitere Anhaltspunkte vorliegen, durch welche die materielle Richtigkeit eines Fahrtenbuches nachgewiesen werden kann.
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